Como preparar uma reunião produtiva: dicas, e modelo de pauta e ata

Nesse post iremos comentar como preparar uma reunião para que essa seja produtiva. Além disso, também disponibilizaremos modelos de ata e pauta.

Cada equipe ou organização acaba, de uma forma ou de outra, encontrando maneiras eficientes de realizar reuniões. No entanto, por questão de um ou outro detalhe em como ela é feita, diversas pessoas acabam se deparando com reuniões improdutivas e que por muitas vezes desperdiçam o tempo dos envolvidos.

As reuniões acabam sempre sendo um ponto crítico de sucesso do projeto.

São nas reuniões de projeto em que se reúne a equipe (toda ou parcial) e decisões ou planos de ações são tomados. Essas decisões que acabarão definindo o andamento, realinhamento do escopo, planejamento e re-planejamento do projeto.

Reuniões produtivas unem a equipe do projeto, criam sinergia, e alinham todas as ações tomadas de forma a entregar o que foi planejado.

Vamos, então, direto ao ponto. Abaixo são listados as principais características que tornam as reuniões mais produtivas:

  • Toda reunião deve ter um objetivo
    • prepare uma pauta (desde um e-mail informal até um documento impresso), que expresse bem o que será discutido na reunião agendada;
    • a pauta deve ser distribuída com antecedência para os participantes, e não no início da reunião. Isso permite que as pessoas se prepararem para o que será discutido.
  • Os horários devem ser respeitados
    • defina bem os horários de início/fim da reunião;
    • todos os membros da reunião devem chegar no horário marcado.
  • As pessoas certas devem estar na reunião
    • as reunião nem sempre precisam envolver a equipe inteira do projeto. Deve-se trazer as pessoas que estão relacionadas com o objetivo da reunião, para que o plano de ação resultante seja mais efetivo.
  • O ambiente deve ser informal e agradável
    • a reunião deve sempre ter um condutor, que estabeleça as regras da reunião e permita que todos os participantes, de fato, participem do que está sendo discutido na reunião;
    • discussões ocorrem, e são boas quando são construtivas. Ou seja, ao invés de apenas falar que algo está errado ou que não vai bem, proponha, uma forma de resolver o problema.
  • A ata deve ser um plano de ação
    • uma ata não deve ser apenas um registro do que foi dito na reunião. Ela também deve ser um plano de ação que a equipe irá executar para cumprir os objetivos do projeto.

No site, disponibilizamos um modelo de ata e de pauta que pode ser acessado gratuitamente.

Concluindo, tornar uma reunião produtiva ajuda a unir a equipe do projeto, criando sinergia e tornando a comunicação mais eficiente, além de sempre alinhar as ações tomadas de forma a entregar o que foi planejado.

[1] A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 4ª Edição;
[2] Gerenciamento de Comunicação em Projetos, Editora FGV, 2006;

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